2025. 11. 16. 15:50ㆍ카테고리 없음
📋 목차
사업을 하시거나 프리랜서로 일하시는 분들에게 청구서는 정말 중요한 문서예요. 2025년 현재, 디지털화가 가속화되면서 엑셀 청구서 양식의 활용도가 더욱 높아졌어요. 오늘은 무료로 다운로드할 수 있는 청구서 양식부터 직접 만드는 방법까지 모든 것을 알려드릴게요! 😊
제가 생각했을 때 좋은 청구서는 단순히 금액을 청구하는 문서가 아니라, 거래의 신뢰를 높이고 빠른 입금을 유도하는 비즈니스 도구예요. 이 글을 통해 여러분도 전문적이고 효율적인 청구서를 만들 수 있게 될 거예요!
💾 주요 다운로드 플랫폼
청구서 양식을 다운로드할 수 있는 플랫폼이 정말 많아요! 가장 인기 있는 곳은 예스폼(YesForm)이에요. 무려 2,797개 이상의 청구서 관련 양식을 제공하고 있답니다. 한글(hwp), 워드(docx), 엑셀(xlsx), PDF, 구글 독스, 구글 시트 등 다양한 포맷으로 다운로드가 가능해서 어떤 프로그램을 사용하든 편리하게 이용할 수 있어요. 무료회원 가입만 하면 바로 사용 가능해요!
네이버 블로그에서도 수많은 무료 청구서 양식을 찾을 수 있어요. 개인 블로거들이 실무에서 사용하는 양식을 공유하고 있어서 실용적이에요. 특히 거래명세서와 청구서를 함께 제공하는 양식이 많아서, 한 번에 두 가지 문서를 해결할 수 있답니다. 업종별로 조금씩 수정된 버전들이 있어서 본인 사업에 맞는 것을 선택하면 돼요!
니즈폼(Nizform)은 디자인이 예쁜 양식을 원하는 분들에게 추천해요! 전문 디자이너가 만든 세련된 청구서 템플릿을 제공하고 있어서, 회사 이미지를 높이는 데 도움이 돼요. 프린트해서 바로 사용할 수도 있고, 다운로드해서 편집할 수도 있어요. 특히 색상과 폰트가 조화로운 디자인이 많아서 인기가 높답니다.
📥 인기 다운로드 사이트 비교
| 플랫폼명 | 양식 개수 | 지원 포맷 | 가격 |
|---|---|---|---|
| 예스폼 | 2,797개+ | 엑셀, 한글, PDF | 무료 |
| 니즈폼 | 500개+ | 엑셀, 워드 | 무료/유료 |
| MS Create | 100개+ | 엑셀 전용 | 무료 |
| 청구스 | 50개+ | 엑셀, PDF | 무료 |
⚡ 2,797개 청구서 양식 무료!
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Microsoft Create는 MS Office 사용자라면 꼭 알아두세요! 마이크로소프트에서 공식 제공하는 청구서 템플릿이라 엑셀과 완벽하게 호환돼요. 특히 수식이 미리 입력되어 있어서 금액만 입력하면 자동으로 합계와 부가세가 계산됩니다. 영문 버전도 제공해서 해외 거래에도 유용해요!
청구스(Chungoose)는 입금이 빨라지는 청구서를 만들고 싶은 분들에게 추천해요! 회사 로고, 담당자 이름, 납부기한, 입금 계좌 정보 등 핵심 정보가 강조된 템플릿을 제공해요. 특히 엑셀 파일을 사용한 청구서 대량 생성 기능이 있어서 여러 거래처에 한 번에 청구서를 보낼 때 정말 편리하답니다.
캔바(Canva)는 디자인을 중시하는 분들에게 최고예요! 시각적으로 돋보이는 청구서 템플릿을 제공하고, 온라인에서 바로 편집할 수 있어요. 회사 로고와 브랜드 컬러를 적용해서 전문적인 이미지를 만들 수 있답니다. 무료 버전도 충분히 훌륭하지만, 프로 버전을 사용하면 더 많은 디자인 옵션을 사용할 수 있어요!
📊 특수 목적별 청구서 양식
업종별로 필요한 청구서가 다르다는 것, 알고 계셨나요? 건설업에서는 공사대금 청구서와 기성금 청구서가 필요하고, 운송업에서는 트럭 운송 청구서가 필요해요. 각 업종의 특성에 맞게 설계된 양식을 사용하면 업무 효율이 훨씬 높아진답니다!
공사대금 청구서는 일반 청구서와 달리 공사 내역, 진행률, 기성금액 등을 상세히 기재해야 해요. 계약금액 대비 청구금액의 비율을 표시하고, 이전 청구 내역과 누계를 함께 보여주는 것이 중요해요. 예스폼이나 니즈폼에서 건설업 전용 청구서 양식을 다운로드할 수 있어요!
프리랜서용 청구서는 사업자등록번호 대신 주민등록번호를 기재하는 란이 있고, 원천징수 계산이 포함되어 있어요. 3.3%의 원천세가 자동으로 계산되도록 수식이 입력된 양식을 사용하면 편리해요. 디자이너, 개발자, 강사 등 직종별로 특화된 양식도 있답니다!
🏢 업종별 청구서 특징
| 업종 | 필수 항목 | 특징 |
|---|---|---|
| 건설업 | 공사내역, 기성률 | 진행 단계별 청구 |
| 운송업 | 운송구간, 물량 | 거리/무게 단가 적용 |
| IT/디자인 | 작업내역, 시간 | 시간당 단가 계산 |
| 제조업 | 품목, 수량, 단가 | 대량 품목 관리 |
의료기관용 청구서는 진료비 세부내역서와 함께 사용되는 경우가 많아요. 건강보험 적용 여부, 비급여 항목 구분 등이 명확히 표시되어야 하고, 환자 정보 보호를 위한 개인정보 처리 동의란도 포함되어 있어요. 병원이나 약국에서 사용하는 전용 양식을 다운로드할 수 있답니다!
⚡ 업종별 맞춤 청구서!
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교육 서비스 청구서는 수강료, 교재비, 재료비 등을 구분해서 기재하는 양식이에요. 학원이나 교육 기관에서는 월별 수강료 청구서를 사용하고, 개인 과외나 레슨의 경우 시간당 요금을 계산하는 양식을 사용해요. 환불 규정이나 수업 일정도 함께 기재하는 경우가 많답니다!
임대료 청구서는 월세, 관리비, 공과금 등을 구분해서 청구하는 양식이에요. 전월 미납금이나 연체료 계산 기능이 포함된 경우가 많고, 계약 정보와 입주자 정보를 함께 관리할 수 있어요. 상가나 사무실 임대업을 하시는 분들에게 필수적인 양식이랍니다!
✏️ 엑셀로 직접 만들기
엑셀로 청구서를 직접 만들면 우리 회사에 딱 맞는 맞춤형 양식을 만들 수 있어요! 처음엔 어려워 보일 수 있지만, 단계별로 따라하면 누구나 전문적인 청구서를 만들 수 있답니다. 지금부터 상세한 제작 과정을 알려드릴게요!
먼저 기본 레이아웃을 설정해요. 새 엑셀 문서를 열고 A부터 G열까지 범위를 잡아주세요. 열 너비는 용도에 따라 조절하는데, A열은 간격 조정용으로 1.5 정도로 좁게, B열은 항목명용으로 15 정도, C~F열은 데이터 입력용으로 10~12 정도로 설정하면 좋아요. 이렇게 하면 깔끔한 레이아웃이 완성됩니다!
상단 영역에는 회사 정보와 청구서 제목을 넣어요. 1~3행을 병합해서 '세금계산서' 또는 '청구서'라는 제목을 크게 넣고, 그 아래에 회사명, 사업자등록번호, 주소, 전화번호 등을 배치해요. 회사 로고를 삽입하면 더욱 전문적으로 보인답니다. 글꼴은 맑은 고딕이나 나눔고딕을 추천해요!
📐 엑셀 청구서 제작 단계
| 단계 | 작업 내용 | 주요 기능 |
|---|---|---|
| 1. 레이아웃 | 열 너비 조정 | 셀 병합 |
| 2. 상단 정보 | 회사 정보 입력 | 로고 삽입 |
| 3. 거래처 정보 | 수신처 입력란 | 테두리 설정 |
| 4. 품목 테이블 | 내역 작성란 | 수식 입력 |
거래처 정보 영역을 만들어요. '수신'이라고 표시하고 거래처명, 담당자, 연락처, 이메일 등을 입력할 수 있는 칸을 만들어요. 테두리를 굵게 설정해서 시각적으로 구분되게 하면 좋아요. 청구일자와 납기일도 이 영역에 포함시키는 것이 일반적이에요.
⚡ 30분 만에 완성하는 청구서!
👇 엑셀 청구서 제작 동영상
품목 테이블이 청구서의 핵심이에요! 번호, 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 열을 만들고, 각 열에 적절한 너비를 설정해요. 금액 열에는 =수량*단가 수식을 입력해서 자동 계산되도록 하면 편리해요. 행은 10~15개 정도 준비하고, 모든 테두리를 설정해서 표 형태로 만들어주세요.
하단에는 합계 영역을 만들어요. 공급가액, 부가세, 합계금액을 표시하는 칸을 만들고, SUM 함수를 사용해서 자동 계산되도록 설정해요. 부가세는 =공급가액*0.1 수식을 사용하면 됩니다. 숫자 서식을 통화로 설정하면 천 단위 콤마가 자동으로 표시돼요!
📝 청구서 필수 구성 요소
효과적인 청구서를 만들려면 반드시 포함해야 할 요소들이 있어요! 첫 번째는 명확한 거래 정보예요. 청구 날짜, 청구서 번호, 거래처 정보가 한눈에 보여야 해요. 청구서 번호는 연도-월-일련번호 형식(예: 2025-11-001)으로 체계적으로 관리하면 나중에 찾기 쉬워요!
두 번째는 상세한 품목 내역이에요. 제공한 상품이나 서비스를 구체적으로 기재해야 해요. "컨설팅 비용"보다는 "11월 마케팅 전략 컨설팅 (20시간)"처럼 구체적으로 적는 것이 좋아요. 이렇게 하면 거래처에서도 무엇에 대한 비용인지 명확히 알 수 있답니다.
세 번째는 정확한 금액 계산이에요. 단가, 수량, 금액이 정확해야 하고, 부가세 계산도 틀리면 안 돼요. 할인이 있다면 할인 전 금액과 할인액을 명시하고, 최종 청구 금액을 크고 굵게 표시하세요. 원화 외 통화를 사용한다면 환율 정보도 포함시켜야 해요!
✅ 청구서 필수 체크리스트
| 구분 | 필수 항목 | 주의사항 |
|---|---|---|
| 발행 정보 | 날짜, 번호, 발행자 | 일련번호 체계 유지 |
| 거래처 정보 | 회사명, 담당자, 연락처 | 사업자번호 확인 |
| 거래 내역 | 품목, 수량, 단가 | 상세 설명 포함 |
| 결제 정보 | 계좌번호, 납기일 | 명확한 기한 명시 |
네 번째는 명확한 결제 조건이에요. 납부 기한을 "월말"이 아닌 "2025년 11월 30일"처럼 구체적으로 적고, 입금 계좌 정보를 정확히 기재해요. 예금주명이 회사명과 다르다면 그 이유를 간단히 설명하는 것도 좋아요. 연체 시 가산금이 있다면 이것도 명시해주세요!
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👇 전문가의 청구서 작성 노하우
다섯 번째는 연락처 정보예요. 청구서에 대한 문의사항이 있을 때 바로 연락할 수 있도록 담당자 이름, 직통 전화번호, 이메일을 명시해요. "문의사항이 있으시면 언제든 연락 주세요"라는 친절한 문구를 추가하면 더 좋아요!
마지막으로 감사 인사를 잊지 마세요! "귀사와 함께 일할 수 있어 감사합니다" 같은 짧은 감사 문구가 거래 관계를 더욱 돈독하게 만들어요. 청구서도 비즈니스 커뮤니케이션의 일부라는 점을 기억하세요!
🔄 청구서 대량 생성 방법
여러 거래처에 동시에 청구서를 보내야 한다면 대량 생성 기능을 활용하세요! 청구스 같은 전문 플랫폼에서는 엑셀 파일 하나로 수백 개의 청구서를 한 번에 만들 수 있어요. 먼저 플랫폼에서 제공하는 엑셀 템플릿을 다운로드하고, 거래처별 정보를 입력한 후 업로드하면 끝이에요!
엑셀 대량 생성 템플릿은 보통 거래처명, 사업자번호, 품목, 수량, 단가, 납기일 등의 열로 구성되어 있어요. 각 행에 거래처별 정보를 입력하면 되는데, 복사-붙여넣기 기능을 활용하면 빠르게 작성할 수 있어요. 품목이 여러 개인 경우 거래처명을 반복해서 입력하면 됩니다!
엑셀 매크로를 활용한 자동화도 가능해요! VBA(Visual Basic for Applications)를 사용해서 청구서 자동 생성 매크로를 만들 수 있어요. 기본 데이터시트에서 정보를 읽어와 청구서 양식에 자동으로 입력하고, PDF로 저장하는 것까지 자동화할 수 있답니다!
🚀 대량 생성 프로세스
| 단계 | 작업 | 소요시간 |
|---|---|---|
| 1단계 | 템플릿 다운로드 | 1분 |
| 2단계 | 데이터 입력 | 10~30분 |
| 3단계 | 파일 업로드 | 1분 |
| 4단계 | 청구서 생성 | 2~5분 |
메일 머지 기능을 활용하는 방법도 있어요! 엑셀 데이터와 워드 문서를 연결해서 개인화된 청구서를 대량으로 만들 수 있어요. 워드에서 청구서 템플릿을 만들고, 엑셀 데이터를 연결한 후 메일 머지를 실행하면 각 거래처별로 맞춤형 청구서가 생성됩니다!
구글 시트와 구글 앱스 스크립트를 활용하면 클라우드 기반 자동화도 가능해요! 구글 시트에 데이터를 입력하면 자동으로 청구서가 생성되고, Gmail로 발송까지 되도록 설정할 수 있어요. 팀원들과 실시간으로 협업하면서 청구서를 관리할 수 있다는 장점이 있답니다!
💡 청구서 작성 팁과 노하우
청구서 작성의 가장 중요한 팁은 '빠른 입금을 유도하는 디자인'이에요! 납부 기한을 빨간색이나 굵은 글씨로 강조하고, 입금 계좌 정보는 박스로 감싸서 눈에 띄게 만드세요. "조기 결제 시 2% 할인" 같은 인센티브를 제공하는 것도 효과적이에요!
청구서 번호 체계를 확립하는 것도 중요해요! 저는 "연도-월-일련번호-거래처코드" 형식을 추천해요. 예를 들어 "2025-11-001-ABC"처럼 만들면 나중에 검색하기도 쉽고, 거래처별 관리도 편리해요. 엑셀에서 자동 번호 생성 수식을 만들어두면 더욱 편리하답니다!
청구서 발송 타이밍도 전략적으로 정하세요! 월초나 월말보다는 15일이나 20일 경에 발송하면 처리율이 높아요. 금요일보다는 화요일이나 수요일에 발송하는 것이 좋고, 오전 10시경에 이메일로 발송하면 확인율이 가장 높답니다!
💰 입금률 높이는 청구서 팁
| 전략 | 방법 | 효과 |
|---|---|---|
| 시각적 강조 | 납기일 빨간색 표시 | 주목도 상승 |
| 인센티브 | 조기결제 할인 | 입금 기간 단축 |
| 친절한 문구 | 감사 인사 포함 | 관계 개선 |
| 명확한 정보 | 상세 내역 기재 | 문의 감소 |
청구서 백업은 필수예요! 클라우드 저장소에 월별, 거래처별로 폴더를 만들어 체계적으로 보관하세요. 엑셀 파일과 PDF 버전을 모두 저장하고, 발송 이메일도 별도 폴더에 보관하면 나중에 분쟁이 생겼을 때 증거로 활용할 수 있어요!
청구서 추적 관리도 중요해요! 엑셀로 간단한 관리 시트를 만들어 청구일, 납기일, 입금일, 미수금 등을 기록하세요. 조건부 서식을 활용해서 납기일이 임박한 건은 노란색, 연체된 건은 빨간색으로 표시하면 한눈에 파악할 수 있답니다!
💰 세금계산서와 연동 관리
청구서와 세금계산서는 밀접한 관계가 있어요! 청구서는 대금 청구를 위한 문서이고, 세금계산서는 부가세 신고를 위한 법적 문서예요. 많은 기업들이 청구서와 세금계산서를 함께 발행하는데, 이때 금액이 정확히 일치해야 해요!
전자세금계산서 발행이 의무화되면서 국세청 홈택스나 민간 ASP 업체를 통해 발행해야 해요. 청구서 작성 시 세금계산서 발행 정보(공급가액, 부가세, 품목)를 미리 정리해두면 나중에 세금계산서 발행이 훨씬 수월해집니다!
부가세 계산을 정확히 해야 해요! 공급가액의 10%가 부가세인데, 엑셀에서 ROUND 함수를 사용해서 원 단위 이하는 반올림하세요. 면세 품목과 과세 품목을 구분해서 기재하고, 영세율이 적용되는 수출 거래는 별도로 표시해야 합니다!
월별 매출 관리 시트를 만들어두면 부가세 신고가 편해져요! 청구서 발행 내역을 엑셀에 정리하고, 피벗 테이블을 활용해서 월별, 거래처별 매출을 집계하세요. 이 데이터는 세무 신고뿐만 아니라 경영 분석에도 유용하답니다!
❓ FAQ
Q1. 청구서와 세금계산서의 차이는 무엇인가요?
A1. 청구서는 대금 청구를 위한 일반 문서이고, 세금계산서는 부가세법에 따른 법적 문서예요. 세금계산서는 부가세 신고 시 필수이지만, 청구서는 비즈니스 관행상 사용하는 문서입니다.
Q2. 무료 청구서 양식은 어디서 다운로드하나요?
A2. 예스폼, 니즈폼, MS Create 등에서 무료로 다운로드할 수 있어요. 예스폼은 2,797개 이상의 다양한 양식을 제공합니다.
Q3. 엑셀로 청구서를 만들 때 필수 기능은?
A3. 셀 병합, SUM 함수, 통화 서식, 테두리 설정이 필수예요. 부가세 자동 계산을 위한 수식 입력도 중요합니다.
Q4. 청구서 번호는 어떻게 만드나요?
A4. "연도-월-일련번호" 형식을 추천해요. 예: 2025-11-001. 거래처 코드를 추가하면 관리가 더 편리합니다.
Q5. 청구서 발송 최적 시간은?
A5. 화요일이나 수요일 오전 10시경이 가장 좋아요. 월초나 월말, 금요일은 피하는 것이 좋습니다.
Q6. 대량 청구서는 어떻게 만드나요?
A6. 청구스 같은 플랫폼의 엑셀 대량 등록 기능을 사용하거나, 엑셀 매크로, 메일 머지 기능을 활용하세요.
Q7. 부가세 계산은 어떻게 하나요?
A7. 공급가액의 10%가 부가세예요. 엑셀에서 =ROUND(공급가액*0.1,0) 수식을 사용하면 자동 계산됩니다.
Q8. 프리랜서 청구서는 어떻게 다른가요?
A8. 사업자등록번호 대신 주민등록번호를 기재하고, 3.3% 원천징수 계산이 포함되어야 해요.
Q9. 영문 청구서 양식은 어디서 구하나요?
A9. MS Create나 캔바에서 영문 Invoice 템플릿을 제공해요. 구글 시트에도 다양한 영문 양식이 있습니다.
Q10. 청구서 보관 기간은?
A10. 세법상 5년간 보관이 의무예요. 클라우드에 백업해두면 안전하고 검색도 쉽습니다.
Q11. 입금이 늦어질 때 대처법은?
A11. 납기일 3일 전 리마인더를 보내고, 연체 시 정중한 독촉 메일을 발송하세요. 연체이자 조항을 미리 명시하는 것도 좋습니다.
Q12. 청구서에 회사 로고를 넣는 방법은?
A12. 엑셀에서 '삽입-그림' 메뉴를 사용하세요. 해상도 300dpi 이상의 PNG 파일을 권장합니다.
Q13. 청구서 수정이 필요할 때는?
A13. 새 버전을 발행하고 "수정 청구서"라고 명시하세요. 수정 사유와 원본 청구서 번호를 기재해야 합니다.
Q14. 계약서 없이 청구서만으로 충분한가요?
A14. 소액 거래는 청구서만으로도 가능하지만, 고액이나 장기 거래는 계약서를 작성하는 것이 안전해요.
Q15. 청구서 디자인이 중요한가요?
A15. 네, 매우 중요해요! 깔끔하고 전문적인 디자인은 신뢰도를 높이고 빠른 입금을 유도합니다.
Q16. 정기 청구서는 어떻게 관리하나요?
A16. 엑셀로 월별 청구 일정표를 만들고, 자동 알림을 설정하세요. 청구스 같은 플랫폼의 정기 청구 기능도 유용해요.
Q17. 청구서를 이메일로 보낼 때 주의점은?
A17. PDF로 변환해서 보내고, 제목에 청구서 번호와 회사명을 명시하세요. 수신 확인을 요청하는 것도 좋습니다.
Q18. 부분 청구는 어떻게 하나요?
A18. 전체 계약 금액과 이번 청구 금액을 구분해서 표시하고, "1차 청구", "2차 청구" 등으로 명시하세요.
Q19. 청구서 양식을 표준화하는 방법은?
A19. 회사 CI를 적용한 템플릿을 만들고, 엑셀 서식 파일(.xltx)로 저장해서 반복 사용하세요.
Q20. 해외 거래 청구서 작성 시 주의점은?
A20. 환율 정보, 인코텀즈, SWIFT 코드 등을 명시하고, 영문으로 작성하세요. 시차를 고려한 납기일 설정도 중요해요.
Q21. 청구서와 견적서의 차이는?
A21. 견적서는 거래 전 예상 금액을 제시하는 문서이고, 청구서는 실제 제공한 상품/서비스에 대한 대금을 청구하는 문서예요.
Q22. 청구서 발행 시스템 도입 시 고려사항은?
A22. 회계 시스템과의 연동, 세금계산서 발행 기능, 미수금 관리 기능을 확인하세요. 무료 체험 기간을 활용해보는 것도 좋습니다.
Q23. 청구서 관련 법적 분쟁 시 대처법은?
A23. 청구서 발송 기록(이메일, 등기)을 보관하고, 거래 내역을 증명할 수 있는 자료를 준비하세요. 필요시 내용증명을 발송합니다.
Q24. 모바일로 청구서를 만들 수 있나요?
A24. 구글 시트, MS Office 앱, 캔바 앱 등을 사용하면 모바일에서도 청구서 작성이 가능해요.
Q25. 청구서 자동화의 장점은?
A25. 시간 절약, 오류 감소, 일관된 형식 유지, 미수금 추적 용이 등의 장점이 있어요. 월 50건 이상 발행 시 자동화를 추천합니다.
Q26. 청구서에 QR코드를 넣을 수 있나요?
A26. 네, 가능해요! 계좌번호나 결제 페이지 링크를 QR코드로 만들어 삽입하면 편리합니다.
Q27. 청구서 승인 프로세스는 어떻게 만드나요?
A27. 작성자-검토자-승인자의 3단계 프로세스를 만들고, 각 단계별 체크리스트를 작성하세요. 전자결재 시스템 활용도 좋습니다.
Q28. 청구서 분실 시 재발행 방법은?
A28. 원본과 동일한 내용으로 재발행하되, "재발행" 표시를 하고 재발행 일자를 기재하세요.
Q29. 청구서 작성 실수를 줄이는 방법은?
A29. 체크리스트를 만들고, 더블체크 시스템을 운영하세요. 자동 계산 수식을 활용하면 계산 오류를 방지할 수 있습니다.
Q30. 청구서 관리 베스트 프랙티스는?
A30. 월별 폴더 관리, 정기 백업, 미수금 추적표 작성, 청구서 발행 일지 작성을 추천합니다. 클라우드 저장소 활용도 필수예요!
⚠️ 면책조항
본 글은 일반적인 청구서 작성 가이드를 제공하기 위해 작성되었으며, 법률적·세무적 조언을 대체할 수 없습니다. 업종과 거래 형태에 따라 요구사항이 다를 수 있으므로, 구체적인 사항은 세무사나 회계사와 상담하시기 바랍니다. 언급된 플랫폼과 서비스는 2025년 11월 기준이며, 서비스 내용과 가격은 변경될 수 있습니다.